Voigt gestaltet IT-Landschaft der OMV Petrom

Automatisierte Prozesse vom Wareneingang bis hin zur Auslieferung an den Kunden und Fakturierung der Ware optimieren den Geschäftsablauf. Dieses Ziel hatte die OMV Petrom vor Augen, als es darum ging, die IT-Landschaft neu zu gestalten. Die „ideale“ Software-Lösung sollte flexibel genug sein, um alle Geschäftsprozesse abzubilden ohne sie jedoch wesentlich zu verändern und trotzdem einen Mehrwert zuschaffen. Neben Optimierung der Geschäftsprozesse stand die Verkürzung des Faktura-Prozesses im Fokus. Insgesamt sollten über 180 Tank- und Flaschenfahrzeuge direkt mit dem zentralen Vertriebssystem verbunden werden. Sogar die Abwicklung von Barverkäufen sollte vor Ort erfolgen.

Nach der Entscheidung der OMV Petrom für eine Zusammenarbeit mit der Voigt Software und Unternehmensberatung, Ilsfeld, galt das Hauptaugenmerk dem Übergang vom dezentralen zum zentralen, voll integrierten Softwaresystem mit nur einer Datenbank. Die zentrale Datenhaltung sollte sicher stellen, dass immer aktuelle Informationen zur Verfügung stehen. Ziel war es, ein landesweites Standardsystem in die IT-Landschaft der OMV Petrom S.A. einzuführen, inklusive Anbindung der SAP Finanzbuchhaltung. Darüber hinaus sollten auch noch die länderspezifischen Besonderheiten von Rumänien – Steuer, Pfandabwicklung usw. – in der Software abgebildet werden. Die Integration der Softwarelösungen für OLGA, CASH und MOFA von Voigt unterstützen den Gasverkauf und vermeiden Doppelerfassung.

Projektverlauf und die Umsetzung
Insgesamt wurden 22 eigene und fremde Vertriebsstellen an das OLGA-System des Headquarters der OMV Petrom S.A. angebunden und 180 Fahrzeuge mit mobilen Endgeräten ausgestattet. OLGA, als zentrale Organisationssoftware, deckt die Gesamtheit der Geschäftsprozesse mit allen Besonderheiten, wie z. B. Gebindekonto, Miet- und Pfandthematik, ab. Wichtige Kundendaten können damit einfach verwaltet und stets aktuell gehalten werden. Durch einen hohen Servicegrad im Kundenkontakt und eine daraus resultierende höhere Kundenzufriedenheit ergeben sich direkte Wettbewerbsvorteile.

Mobiler Fahrverkauf für Tank- und Flaschengeschäft
Um auch am Point of Sale beim Verkauf vor Ort die Geschäftsprozesse zu vereinfachen und zu vereinheitlichen, wird MOFA eingesetzt. MOFA ist die Software zur mobilen Fakturierung und Auftragsbearbeitung im Fahrverkauf sowohl für das Tank- als auch für das Flaschengeschäft direkt vor Ort am Point of Sale beim Kunden. Mit einem mobilen Endgerät (PDA – Personal Digital Asstistant) und einem mobilen Drucker ausgestattet, bietet das System höchste Flexibilität in der Handhabung. Der Lkw-Fahrer hat vor Ort direkten Zugriff auf alle wesentlichen Informationen und Funktionen, um eine Bestellung inkl. Rechnungsstellung komplett abzuwickeln. So können Lieferscheine, Rechnungen und Quittungen gedruckt sowie Lieferungen fakturiert werden.

Datenaustausch per GSM, GPRS, UMTS mit FTP-Server
Im Focus steht hier ein kontinuierlicher Datenaustausch zwischen dem PDA mit der zentralen Software OLGA. Der vollautomatisierte Datenaustausch per GPRS, GSM oder auch UMTS erfolgt kontinuierlich, sodass sowohl vor Ort als auch in der Zentrale immer die aktuellsten Daten zur Verfügung stehen. Eine stabile Kommunikation wird durch den Einsatz eines FTP-Servers sichergestellt. Eine schnellere und sicherere Auftragsbearbeitung ist nun möglich. Täglich werden mehrere Tausend Belege landesweit an die Zentrale über- tragen, Aufträge abgearbeitet und sofort in Rechnung gestellt. Die einfache Bedienung der Software am PDA stellte sich sofort bei der Schulung der Lkw-Fahrer als Pluspunkt heraus: intuitive Eingabe der Daten erleichtern und beschleunigen erheblich die Effektivität. Mithilfe der stets aktuellen Daten können die Disponenten eine optimierte Tourenplanung durch­führen.

Pfandabwicklung vor Ort
Zudem ist mit MOFA jede Form der Pfand­abwicklung möglich, in der zum ­Beispiel auch Pfandscheine erfasst werden können. Die Bestandsführung (Be- und Entladung) erfolgt ebenfalls direkt durch den Fahrer am mobilen PDA. Des Weiteren stehen bei MOFA mehrere Auswertungen zur Verfügung, so kann zum Beispiel der Tourenabschluss direkt am Fahrzeug durchgeführt und entsprechende Kontrolllisten gedruckt werden. Auch Leistungsdaten – wie Arbeitszeit, Pausen, gefahrene Kilometer – können vom Fahrer direkt am mobilen Endgerät erfasst werden.

Einnahmen und Ausgaben fest im Blick
Abgerundet wird das flexible Softwaresystem durch CASH – das elektronische Kassenbuch – eine Software zur Verwaltung von Einnahmen und Ausgaben im Geschäftsbetrieb. Durch seine umfangreiche Funktionalität und vollständige Integration in OLGA erfüllt CASH die Anforderungen der OMV Petrom S.A. Über Schnittstellen werden die Daten automatisch in OLGA und auch in der SAP Finanzbuchhaltung sofort verbucht. Bereits erfasste Rechnungen und Gutschriften für den Barverkauf müssen nicht mehr manuell im Kassenbuch erfasst werden, sondern werden automatisch aus OLGA ins Kassenbuch CASH übertragen. Geschäftsvorfälle werden tagesgenau und systematisch erfasst. Die zeitnahe Eingabe der Kassendaten bietet jederzeit Überblick und Kontrolle des aktuellen Kassenbestandes.

Seit über 20 Jahren entwickelt Voigt Organisationslösungen für den Flüssiggashandel. Spezifische Aufgaben und Probleme erfordern spezifische Lösungen. Weil kein Unternehmen in seiner Struktur einem anderen gleicht, ist es für Voigt selbstverständlich, neben Branchenstandards auch individuelle Systemlösungen anzubieten. „Mit dem guten Customizing der Voigt Software-Lösung erhielten wir eine auf die Petrom angepasste Lösung, die die Kommunikation zwischen 25 Standorten, 180 PDAs und der zentralen Anwendung im Headquarter gewährleistet,“ sagt Constantin Sorescu, Projektleiter Global Solution der OMV Petrom S.A. „Mit angepassten Geschäftsprozessen gelingt es uns, das Business mit der entsprechenden IT umfangreich zu unterstützen. Einer effektiven Kommunikation sowie einer nachhaltigen Information im Unternehmen steht nun nichts mehr im Wege.“

www.voigtgmbh.de

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