ERP für Flüssiggasversorger

Inzwischen nutzen über 600 Unternehmen die Standardsoftware der GSD. Jeder dieser  Kunden hat hierbei "seine", auf dem Standard basierende, individuelle Anwendung, ohne auf firmenspezifische Funktionen verzichten zu müssen bzw. durch Felder/Programmteile anderer Anwender, die nicht benötigt werden,  bei der Arbeit "gestört" zu werden. Mit dem Knowhow von SoftVisor ist so eine Lösung für die Flüssiggas-Branche entstanden, die über alle wichtigen Features wie Mineralölsteuer, POS, Leergut, DVFG-Statistik, Behälterverwaltung, Zählerabrechnung, Tourenplanung, etc. verfügt. Ergänzt wird die Komplettlösung durch DOCUframe für die Bereiche CRM, DMS, elektronische Archivierung nach GDPdU sowie interne und externe Kommunikation. Die automatische Verarbeitung der Daten von Behälter-Füllständen ist ebenso integriert wie die Anbindung von Tankautomaten unterschiedlichster Hersteller bis hin zur automatischen Rechnungserstellung. Die üblicherweise anzutreffenden Insellösungen werden dadurch abgeschafft.

Optimierungsfaktoren
Fehlende Integration von IT-Sy stemen führt nicht nur zu ineffizienten Arbeitsabläufen aufgrund unterschiedlicher Softwareprodukte (und damit zu hohem Personal- und Zeitaufwand), sondern auch zu mangelnder Transparenz, weil Informationen nicht umfassend eingesehen und bearbeitet werden können - ganz abgesehen davon, dass eine automatische Weiterverarbeitung nicht möglich ist und damit ein kontinuierlicher Workflow nicht gewährleistet.

Der Erfolg eines Unternehmens hängt heute in erster Linie von der reibungslosen Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten ab. Der Informationsfluss muss koordiniert und Geschäftsprozesse optimiert werden. Diverse, nicht miteinander korrespondierende  IT-Insellösungen zur Steuerung des gesamten Unternehmens bremsen die Produktivität. Will man sich aus dieser Ursachen-Wirkungskette befreien, sollte der Fokus auf einer zukunftssicheren, flexiblen Komplettlösung zur Unternehmensplanung und -steuerung liegen.
SoftVisor entwickelt auf Basis leistungsfähiger, aber standardisierter ERP-Lösungen branchenspezifische Zusätze, die den Vergleich mit echter Branchensoftware nicht scheuen müssen.

Branchenlösung "Flüssiggas"
Im Jahr 2004 konnte SoftVisor GmbH einen der führenden deutschen Energiedienstleister im Flüssiggasbereich für dieses Konzept begeistern. Der Lösungsansatz des Willicher Unternehmens überzeugte auch im Vergleich zur namhaften und etablierten Konkurrenz und einer umfangreichen Evaluierungsphase. Als Basis wählte SoftVisor das ERP-System des fränkischen Anbieters GSD Software GmbH aus Stockheim. Aufgrund der integrierten Entwicklungsumgebung sind Anpassungen nicht nur der Oberfläche, sondern auch der Geschäftslogik mit verblüffender Geschwindigkeit realisierbar. Nach entsprechender Schulung kann der Kunde diese Anpassungen selbst vornehmen und weiterentwickeln. Die Branchenlösung ist somit keine "black box", sondern liegt im Sourcecode offen. Und da es sich um einen interpretierten Code handelt, sind Modifikationen durchaus im laufenden Betrieb durchführbar - auch wenn solche Eingriffe aus Gründen der Betriebssicherheit nur bei kleineren Änderungen "am lebenden Objekt" erfolgen.

Per Knopfdruck auf dem Laufenden
Selbstredend verstand das ERP-System zu Beginn die spezifischen Abläufe der Flüssiggasbranche nur bruchstückhaft. Aufgrund der Funktionsbreite des Standards kristallisierte sich aber schnell ein Objektmodell heraus, mit dem die Anforderungen nahe am Standard umgesetzt werden konnten. Auch aufgrund der erheblichen Komplexität des Kunden gibt es kaum eine Anforderung, die nicht bereits gelöst wäre. So beherrscht das Produkt die Abwicklung von Flaschengas (Miete, Pfand, Konsignation...), die Verwaltung von Zählern mit entsprechender Abrechnung (inkl. Zählertausch, Preisänderung, VDI-Verteilung, Gradtagzahlen...) sowie die Verwaltung von Tankkunden (Eigentanks, Abschläge...). Hinzu kommen Hilfsfunktionen wie taggenaue Prognose mit Bestellvorschlag und Simulation,  Überwachung diverser Prüffristen  mit Schnittstellen zu TÜV, GFÜ,  Preisänderungsroutinen und andere mehr. Aus dem Standard des ERP-Systems waren viele Funktionen - wie Kassensystem, Inventur, Anlagenbau, Handels-module (Kalkulation, externe Artikel), beliebig geschachtelte Stücklisten - direkt verwendbar. Die Erfahrungen von SoftVisor im Projektgeschäft sowie die detaillierten Kenntnisse des ERP-Systems werden rückblickend als unbedingte Erfolgsfaktoren gewertet.

Individuelle Programmgestaltung
Viele der dortigen Entwicklungen finden sich auch in der Lösung "Flüssiggas" wieder. So ist als besonders hilfreich zu werten, dass die verschiedenen regionalen Gesellschaften des Kunden gemeinsam in einem ERP-Mandanten abgebildet werden. Die Stammdatenpflege wird hierdurch auf ein Minimum reduziert. Artikelstamm, Zahlungsbedingungen, Tabelle der Lieferstellen FHT oder der Gradtagzahlen - um nur einige Beispiele zu nennen - , sind lediglich einmal im System vorhanden.

Sensible Daten, die den einzelnen Unternehmen zugeordnet sind (Kundenstamm, Verträge), besitzen eine Firmenkennung und sind über das Berechtigungskonzept geschützt. Diese Struktur erlaubt flexibles Reagieren auf die Anforderungen: Der deutschlandweite Nachtdienst kann ohne Mandantenwechsel auf die Daten aller Firmen zugreifen. Die Verrechnung zwischen Firmen finden in einem Mandanten statt und sind daher problemlos zu realisieren. Auch ein zentraler Einkauf bereitet dem System keine Schwierigkeiten. Großen Wert hatte der Anwender auf die automatisierte Belegerstellung gelegt. Hier kam den Entwicklern die Offenheit des Systems als auch die große Zahl bereits eingebauter Schnittstellen zugute.

Automatische Abläufe
Beispielhaft sei hier die Abwicklung "fht" aufgeführt: ein Callcenter nimmt den Auftrag entgegen, die Daten werden automatisch an fht übertragen. fht passt automatisch den Auftrag an und gibt diesen zur Fakturierung frei (Verkaufsseite); parallel dazu wird eine Bestellung an fht erzeugt und angelegt (Einkaufsseite). Import der Rechnungsdatei führt eine Rechnungseingangskontrolle durch und gibt die Eingangsrechnung zur Übergabe an die FiBu frei. Ähnliche Prozesse wurden z.B. im Bereich der Prüfungen (GFÜ / TÜV) oder bei der Übernahme von Tankdaten (Autogas) implementiert. Ziel war es, den Anwender von zeitraubenden Routinearbeiten zu entlasten und mehr Zeit für den "Dienst am Kunden" zu ermöglichen.

Auch heute noch "lebt" das System. Inzwischen hat man sich daran gewöhnt, dass Anforderungen nicht ein neues Release bedingen, sondern kurzfristig im laufenden Betrieb eingebaut werden können. Die Formulierung "geht nicht, gibt‘s nicht" ist ein Fremdwort geworden. Und die Breite des Fundamentes des ERP-Systems lässt erwarten, dass auch zukünftige Anforderungen wie z.B. medizinische Gase, Industriegase oder Mineralöle, auch mit Anlagenbau, problemlos abzubilden sind. www.softvisor.de

Effiziente End to End Lösungen für füllstandsmesssysteme
Der Informations- und Telekommunikationsspezialist MATERNA Communications und das Beratungsunternehmen SoftVisor haben eine strategische Partnerschaft vereinbart mit dem Ziel, eine kostengünstige und zuverlässige Komplett­­lösung anzubieten, die von der Fernüber­wachung von Gas-­Tankanlagen über die Datenaggregation bis hin zur individuellen Auswertung und Analyse der Messdaten reicht. Für die Kunden ergeben sich neben einer deutlichen Kostenersparnis die Vorteile einer "Alles-aus-einer-Hand"-Lösung.

Viele Unternehmen der Gasbranche stehen in ihren täglichen Arbeitsabläufen vor sehr komplexen Anforderungen: Tages- oder stundengenaue Überwachung der Anlagen, Lagerstandsschätzungen, Behälterverwaltung, Mineralölsteuerauswertung und viele weitere Aspekte zählen dazu. Materna Communications und SoftVisor bieten mit ihrem gemeinsamen Angebot nun erstmalig eine Lösung entlang der gesamten Prozesskette: MATERNA Communications übernimmt mit seinem neuen M2M Server die Auslesung der unterschiedlichsten Sensoren verschiedenster Hersteller. Die Daten werden anschließend über einheitliche Schnittstellen wie zum Beispiel SOAP, http, ftp etc. über eine vistream Mobilfunk-Verbindung oder über leitungsgebundene Dienste wie zum Beispiel analoge/ISDN Anschlüsse bzw. Internet VPN an das MATERNA-eigene Rechen­­zentrum aggregiert weitergegeben. Dort werden sie mittels eines Connectors sortiert und je nach Kundenwunsch verarbeitet und an das entsprechende Backend-System von SoftVisor überspielt. Gleichzeitig können SMS-Alarme versendet werden, wenn zum Beispiel ein Gastank sich schnell entleert oder leckschlägt.

Besonderer Vorteil: Beim Einsatz des MATERNA M2M Servers bedeutet ein anderer Sensor nicht gleichzeitig auch eine neue Anwendung, wodurch deutliche finanzielle Einsparungen realisiert werden können. Kosten für die Installation und Bereitstellung der Anwendung entfallen, da der M2M Server von MATERNA Communications als Dienst für den Kunden betrieben wird. Durch die SIM Karten und Tarifmodelle der MATERNA-­eigenen Mobilfunktochter vistream kann das Unternehmen darüber hinaus sehr individuelle M2M-Tarife anbieten. Die Auslesung von Zählern- und Füllstandsanzeigern mittels GSM oder UMTS bietet gegenüber einer Datenübertragung per SMS deutliche Kostenvorteile: Zum Beispiel werden bei einer Auslesung im 12-Stunden-Takt monatlich 60 SMS versandt. Dafür müssen etwa 4,20 Euro pro Tank veranschlagt werden. Werden die Messdaten zweimal am Tag per GSM oder UMTS übertragen, entstehen mit dem kleinsten Datentarif von MATERNA Kosten in Höhe von 2,25 Euro pro Tank und Monat. Dies bedeutet eine Einsparung von 1,95 Euro. www.materna-communications.de